Compter ce que ça rapporte

Sans mesure, la discipline des relances retombe en six semaines : on ne défend pas un effort dont on ne voit pas le résultat. Bonne nouvelle : trois chiffres suffisent, cinq minutes par mois.

Les trois chiffres

1. Relances parties. Le volume brut, toutes catégories. C'est votre indicateur d'assiduité : s'il s'effondre, le reste suivra le mois d'après.

2. Réponses obtenues. Oui, non, ou demande de délai : tout compte. Un « non » ferme un dossier et libère du temps. C'est un résultat, pas un échec. Visez le taux de réponse, pas le taux de oui.

3. Encaissé rattrapé. Les devis signés après relance, les factures réglées après rappel. Pas « facturé » : encaissé. C'est le chiffre qui justifie tout le reste.

L'autre colonne : les heures

Comptez une fois le temps d'une relance manuelle : retrouver le dossier, l'historique, écrire, noter. Chez la plupart de nos clients, c'est huit à douze minutes. Multipliez par le volume mensuel : voilà les heures récupérées le jour où la préparation ne se fait plus à la main. C'est exactement le calcul que fait le plan d'action, avec les chiffres de votre équipe.

Le rendez-vous mensuel

Cinq minutes en fin de mois, les trois chiffres côte à côte avec le mois précédent. Tant que « relances parties » tient et que « encaissé rattrapé » est positif, le système gagne sa place. Le jour où le volume déborde, vous saurez précisément ce que l'automatisation doit reprendre, et ce qu'elle doit vous laisser : le téléphone.

À faire cette semaine : créez le tableau à trois colonnes et remplissez le mois en cours. Le premier chiffre d'« encaissé rattrapé » est généralement la meilleure surprise du trimestre.